Chaque année, la même semaine perdue : reprendre les factures de l’exercice, les regrouper par client, additionner, vérifier que chaque client a bien son NIF. L’état 104 récapitule vos ventes client par client. Il ne se prépare pas en janvier — il se prépare toute l’année, ou il se reconstitue à la main.
Que demande l’état 104 ?
Pour chaque client professionnel que vous avez facturé dans l’exercice :
- son identification — raison sociale, adresse, NIF ;
- le montant total que vous lui avez facturé ;
- la TVA correspondante.
C’est tout, et c’est précisément ce qui le rend piégeux : chaque ligne repose sur des identités qui devaient être exactes au moment de l’émission, pas au moment du dépôt.
Pourquoi il se rate si souvent
Un client sans NIF
Un seul client professionnel dont le NIF manque, et la ligne devient inexploitable. En janvier, il faut le rappeler — parfois un an après la vente, parfois alors qu’il a changé d’interlocuteur. C’est pour cette raison que ach-facture refuse d’émettre une facture professionnelle sans le NIF du destinataire : le blocage arrive quand le client est encore au téléphone, pas douze mois plus tard. Le sujet est développé dans notre article sur le NIF.
Le même client saisi deux fois
« Sarl Ithri Distribution » et « SARL ITHRI DISTRIBUTION » sont deux lignes différentes dans un tableur, un seul client dans la réalité. L’état affiche alors deux totaux là où il en faut un, et les deux sont faux.
Un fichier clients règle le problème à la racine : la fiche est saisie une fois, chaque facture s’y rattache, et le récapitulatif se fait sur le client, pas sur une chaîne de caractères.
Des montants qui ne se recoupent pas
Si vos factures vivent dans un tableur et vos déclarations mensuelles dans un autre, rien ne garantit que la somme des douze G n° 12 bis corresponde à l’état 104. L’écart se découvre au dépôt, et il faut alors décider laquelle des deux séries est la bonne.
Quelle différence avec le G n° 12 bis ?
On les cite souvent ensemble parce qu’ils tombent tous les deux sous le même mot — « déclaration ». Ils ne portent pas sur la même chose :
- le G n° 12 bis est **mensuel** et porte sur la **TVA** : collectée, déductible, solde ;
- l’état 104 est **annuel** et porte sur vos **clients** : qui vous a acheté quoi, pour combien.
L’un sert à liquider un impôt, l’autre à recouper vos déclarations avec celles de vos clients. C’est bien pour cela qu’il faut leur NIF : l’administration rapproche ce que vous déclarez avoir vendu de ce qu’ils déclarent avoir acheté.
Comment préparer l’état 104 sans y passer une semaine ?
Un état 104 correct est la conséquence mécanique de factures correctes. Si chaque pièce porte le bon client, avec le bon NIF, et si le client est une fiche plutôt qu’un texte libre, le récapitulatif existe déjà : il ne reste qu’à l’éditer.
ach-facture le produit en CSV et en PDF, à partir des pièces déjà émises. Aucune ressaisie, et surtout aucune reconstitution : ce qui est déclaré est exactement ce qui a été facturé.
Il reste exportable même si vous cessez un jour de payer l’abonnement — une facture émise doit pouvoir se produire dix ans plus tard, et ce qui la récapitule aussi.